TRANSFORME O PASSIVO DE SUA ESCOLA EM ARQUIVO DIGITAL

UMA SUGESTÃO PARA FACILITAR O DIA A DIA DO ASSISTENTE DE EDUCAÇÃO

TEMOS EM NOSSAS ESCOLAS, ARQUIVOS PASSIVOS, TANTO DE ALUNOS COMO DE PROFESSORES, GUARDADOS DE MUITAS FORMAS: POR ORDEM DE ANO, ORDEM ALFABÉTICA, ORDEM NUMÉRICA ETC.

USAMOS DIFERENTES FORMAS DE LOCALIZAR ESTAS PASTAS PARA FACILITAR A LOCALIZAÇÃO DESTES ARQUIVOS. NA MAIORIA DAS ESCOLAS HÁ UM OU MAIS LIVROS DE REGISTRO, USADOS COM FREQUÊNCIA PARA LOCALIZAR AS PASTAS DE ALUNOS TRANSFERIDOS QUE RETORNAM À ESCOLA, BEM COMO PARA LOCALIZAR DOCUMENTOS PROCURADOS POR PESSOAS EM PROCESSOS DE APOSENTADORIA, QUE BUSCAM ESTES DOCUMENTOS PARA COMPROVAR SEUS TEMPOS DE AGRICULTURA OU DOS SEUS PAIS ENTRE OUTROS. E ESTES SÃO LÁ DOS ANOS DE ...1970..  MUITAS VEZES, LEVAMOS HORAS FOLHEANDO E LENDO NOMES ATÉ ENCONTRAR.

SENDO ASSIM, A SUGESTÃO É:

TOMBO DIGITAL DE PROFESSORES / TOMBO DIGITAL DE ALUNOS (PASSIVO DA UNIDADE ESCOLAR)

CRIAR UM DOCUMENTO DIGITADO (NO DRIVE) EX: TOMBO PROFESSORES (ALUNOS)

NESTE DOCUMENTO CRIA-SE UMA PLANILHA E DIGITA-SE TODOS PROFESSORES (OU ALUNOS) QUE PASSARAM PELA UNIDADE ESCOLAR QUE ESTÃO NO PASSIVO DA ESCOLA.

POR EXEMPLO: TEMOS UM LIVRO COM OS NOMES EM ORDEM ALFABÉTICA, COM NUMERAÇÃO SEQUENCIAL DA ORDEM DE ARQUIVO PARA TRANSFORMAR EM TOMBO DIGITAL DEVEMOS DIGITAR TODO CONTEÚDO DESTE LIVRO, PRESERVANDO OS DADOS AO TRANSCREVER. É PRECISO TOMAR CUIDADO PARA NÃO TROCAR NOME E SEUS RESPECTIVOS NÚMEROS DE PASTA/ARQUIVO. NÃO HÁ NECESSIDADE DE SE PREOCUPAR COM SEQUENCIA DA DIGITAÇÃO, POIS NÃO SERÁ MAIS NECESSÁRIO MANTER ORDEM ALFABÉTICA, POIS A BUSCA SERÁ PELO LOCALIZADOR. NO CASO DE ARQUIVO NUMÉRICO, É IMPORTANTE MANTER AS PASTAS ENUMERADAS E ARQUIVADAS NA SEQUENCIA; OU ADEQUAR A SUA OPÇÃO DE ARQUIVO. OBS: (TODA VEZ QUE UM ALUNO É TRANSFERIDO OU PROFESSOR ACT\APOSENTADO ENCERRA CONTRATO, DEVE-SE ENUMERAR A PASTA DE DOCUMENTOS, E AO INVÉS DE REGISTRAR NO LIVRO, DEVE-SE DIGITAR NO ARQUIVO. ASSIM, A ORDEM NUMÉRICA ESTARÁ SEMPRE ATUALIZADA, POIS CADA NOME ACRESCENTADO RECEBE UM NÚMERO SEQUENCIAL DE ONDE PAROU. QUANTO ÀS PASTAS JÁ ENUMERADAS, É SÓ RETORNAR PRO SEU ESPAÇO DO ARQUIVO.  SEMPRE QUE O SERVIDOR OU ALUNO RETORNAR, PERMANECE COM SEU NÚMERO PARA NÃO HAVER DUPLICIDADE DE PASTA).  

TIPO: CRIAMOS NO WORD UMA TABELA

APÓS CRIAR ESTA TABELA E DIGITAR TODOS, É SÓ MANTER A ALIMENTAÇÃO, CONFORME A NECESSIDADE.

IMPORTANTE: SALVE O SEU DOCUMENTO SEMPRE QUE FOR ALIMENTAR (por segurança sempre na nuvem).

QUANDO PRECISAR PROCURAR: ABRA O DOCUMENTO E CLIQUE EM LOCALIZAR:

ABRIRÁ UMA JANELA:

DIGITE O NOME QUE QUER LOCALIZAR OU PARTE DELE:

O DOCUMENTO IRÁ LOCALIZAR.

OBS: LEVA-SE TEMPO PARA ORGANIZAR, MAS SE GANHA MUITO TEMPO NA MOMENTO DE LOCALIZAR.  SE SALVAR NO DRIVE TEM MENOS RISCO DE PERDER SEU ARQUIVO.

SE EM SUA ESCOLA TIVER BOLSISTA, OU PESSOAS QUE VEM CUMPRIR MEDIDAS SÓCIO EDUCATIVAS, BEM COMO CUMPRIR PENA, ENCAMINHADOS PELO MINISTÉRIO PUBLICO, ESTES PODEM AJUDAR A PÔR EM PÁTICA SEU TOMBO DIGITAL.