SECRETARIA ESCOLAR: DICAS PARA ORGANIZAÇÃO E BOM FUNCIONAMENTO

Ao entramos em uma escola pela primeira vez, o nosso destino é certo: a secretaria escolar. É lá que vamos buscar as primeiras informações. Mas, a secretaria escolar também é um setor que possui muitas responsabilidades no cotidiano da instituição de ensino.

É lá que são mantidos os registros, arquivos e documentos de todos os envolvidos na escola: alunos, professores e funcionários. Os trâmites administrativos para que a escola funcione também são realizados pelos que trabalham na secretaria escolar.

Por ser a porta de entrada da instituição de ensino e também o seu coração, a secretaria escolar precisa apresentar organização e ter profissionais que possam acolher quem ali chega, precisando de alguma solução.

Mas, com tanto entra e sai e muito trabalho a ser feito, será que é possível manter a organização. Sim, é possível e, na verdade, essencial. Precisando de ideias? Veja aqui:

• v  Tenha o necessário

Não adianta querer organização sem ter aonde colocar material. Por isso, é fundamental que a secretaria escolar possua armários, prateleiras e alguns gaveteiros. Caixas organizadoras e arquivos são excelentes para guardar documentos, de acordo com a necessidade de acesso. O local também precisa de mesas e cadeiras, dispostos de forma a não atrapalhar a circulação.

v  Setorize

Cores e etiquetas são aliadas na setorização. É importante adotar esse tipo de organização, pois fica bem mais fácil achar os documentos quando estão arquivados por tipo (históricos, relatórios, memorandos, certificados e outros papéis que possam ser requeridos por pais, professores ou gestores). Dentro de cada tipo, estude a melhor forma de arrumá-los: por data ou ordem alfabética.

• v  Atenda bem

O atendimento na secretaria deve ser cordial e prestativo. Os funcionários precisam estar treinados para resolver os problemas que aparecerem, além de saberem discernir o que deve ser encaminhado à direção ou à coordenação pedagógica. Importante também é atender ao telefone. Deixar tocar não é bom para quem liga e nem para quem está junto à secretaria, vendo o descaso dos funcionários com as ligações.

• v  Use a tecnologia

Se você parar para pensar, a secretaria tem mesmo muito trabalho. Para ajudar no dia a dia, nada melhor do que apostar na tecnologia. Temos ferramentas disponíveis que podem auxiliar na organização e facilitar nosso trabalho, como, por exemplo, o Google drive. Com ele podemos compartilhar arquivos com nossa equipe de trabalho (ou com todas as escolas da nossa gerência), criando pastas para arquivar: formulários atualizados, orientações, leis, entre outros. Tudo pode ficar mais fácil de ser consultado. Os pais e alunos podem acessar informações como faltas, notas, boletim escolar, atestado de frequência, através da plataforma Estudante Online (Que tal orientar os alunos e pais a utilizarem essa ferramenta?), sem necessidade de ir até a escola. Todo mundo sai ganhando.

• v  Conserve a organização da secretaria escolar

Organizar faz parte de uma cultura. Ao invés de perder tempo tendo que arrumar o setor toda hora, ajude a equipe a manter a organização. Algumas regras valem ouro nessa hora: se tirou do lugar, coloque onde estava; alguém pediu emprestado; cobre a devolução; se o papel não serve mais, descarte. Lembre-se que você não trabalha sozinho. A máxima “eu sei onde está” aqui não vale. Afinal, todos que ali trabalham precisam saber onde está tudo.